OptiFlex

L’administration porteuse

Le Service du commissariat des Armées : soutenir les forces en tout temps, tout lieu, toutes circonstances

La vocation du Service du commissariat des armées (SCA) est d’assurer le soutien commun et l’administration générale des armées. Il est sous-tendu par deux forces qui se complètent : la première est celle de la culture opérationnelle, comme en témoigne sa présence dans la totalité des engagements opérationnels, sur les théâtres d’opérations extérieures et dans le cadre de l’opération Sentinelle. La seconde est la capacité du service à se transformer et à se moderniser.

Le défi aujourd’hui

La problématique identifiée

Des espaces de travail à repenser pour améliorer l’expérience des agents et répondre aux enjeux du futur

La crise sanitaire a accéléré l’émergence de nouvelles habitudes de travail et réinterrogé les notions de bureaux attribués, de vacance des espaces de travail, de recherche d’espaces de formation, de convivialité, possiblement sur d’autres sites que le sien. La crise énergétique, les enjeux d’attractivité et de rétention des talents et la question de la santé mentale ont aussi contribué à remettre en perspective l’aménagement et la gestion de nos espaces de travail. Les agents aspirent à plus de confort au bureau, plus de partage pendant leur temps de présence. Rationaliser les mètres carrés et baisser leur impact environnemental est essentiel. Comment repenser l’aménagement, la gestion et les usages des espaces de travail ?

Les besoins confirmés

Améliorer l’expérience de travail des agents ne passe pas seulement par le réaménagement des espaces de travail

L’intelligence collective est au coeur de l’amélioration de l’expérience de travail des agents. Avant même d’imaginer un réaménagement ou de transformer des espaces, il est essentiel de sensibiliser les équipes, les intégrer dans la réflexion, en faire des ambassadeurs du changement - un levier puissant de reconnaissance. Mais c’est aussi l’opportunité de recueillir leurs difficultés au quotidien et de les résoudre, en réaménageant leurs bureaux et en proposant de nouveaux modes de fonctionnement collectifs. En outre, pour assurer l’homogénéisation des pratiques et faciliter l’autonomie des agents, la conception d’un service numérique est bienvenu. Avec son tableau de bord et son interface à destination des gestionnaires, il est aussi la clé pour assurer une meilleure gestion du foncier.

Le concept expérimenté

Une offre de services OptiFlex pour accompagner le réaménagement des espaces de travail et le déploiement du service numérique Nomad de réservation et de gestion

Notre périmètre d’expérimentation est le ministère des Armées. Plusieurs espaces de travail y sont repensés grâce à des ateliers de co-design, de “space planning”, ainsi qu’au design des espaces et au suivi des chantiers. Nous y déployons des espaces de “coworking” accessibles pour les agents et les partenaires extérieurs. Nous finalisons aussi la conception du service numérique Nomad. Les agents pourront ainsi mettre à disposition des autres agents leur propre bureau en venant signifier leurs journées d’absence et de télétravail. Le recueil et l’analyse des données permettront d’optimiser l’occupation des espaces et de rationaliser les commandes de restauration. Nomad a obtenu un score d’éco-conception de 77% : nous souhaitons l’améliorer pas à pas.

Plus d’informations

Comment contribuer au projet ?

Vous souhaitez une démonstration d’OptiFlex pour l’expérimentation dans votre administration ? N’hésitez pas à contacter les EIG Clara Carneiro Alves (clara.carneiro-alves@def.gouv.fr) et Sophie Topart (sophie.topart@def.gouv.fr).

Aux origines du défi

La problématique pressentie

Des espaces pas assez optimisés et adaptés aux nouveaux modes de travail

La crise sanitaire a imposé de nouveaux modes de travail, notamment avec le recours à la télé-activité qui a démontré son efficience. L’arrivée de ces nouvelles habitudes nécessite aujourd’hui de revoir les modes de fonctionnement à plusieurs niveaux : l’organisation de la télé-activité et son impact sur les espaces de travail, ainsi que la gestion des espaces. Aujourd’hui les espaces de travail se vident de leur activité entre 20% et 60% du temps ce qui fait mécaniquement croitre les coûts de fonctionnement unitaire. Les agents aspirent à plus de confort au bureau et plus de partage pendant leurs temps de présence. Face à cela, comment repenser de nouveaux modes de fonctionnement pour favoriser à la fois la qualité de vie au travail des agents et optimiser les espaces ?

L’hypothèse à vérifier

Un service appuyé par un outil de réservation des espaces en vue de leur optimisation à travers le traitement et l’exploitation des données

Une exploration permettra d’établir un diagnostic sur les modes de fonctionnement afin de tester des solutions en cohérence avec les aspirations des agents. Il pourrait s’agir d’équiper un site en le dotant de quelques terminaux pour une expérimentation en testant la domotique. Le site d’Orléans est le site pressenti pour mener ces tests. Le SCA a développé NOMAD en technologie Low & No Code mais le cadre de cohérence technique de la DSI socle ne permet pas d’exploiter la technologie au-delà du PoC. Il conviendrait de réécrire le SI qui servirait toutefois de base de réflexion afin de se concentrer sur l’ensemble des autres défis technologiques et organisationnels.

Les ambitions du projet

Repenser les modes de travail au service de la qualité de vie et de la maîtrise de l’empreinte environnementale

Cette ré-ingenierie permettra d’aboutir à des modes de travail en phase avec les évolutions de la société en allant vers la pérennisation de ces pratiques. La réduction des espaces inutilisés permettra aussi de mieux gérer les coûts d’entretien et ainsi mieux maitriser les finances publiques. Ce changement organisationnel permettra également de participer à l’amélioration de la fonction publique en adaptant les Ministères aux évolutions actuelles et en offrant plus de flexibilité aux agents. La cible d’usagers estimée est à 17% des agents du Ministère des Armées, soit 40 000 personnes avec la possibilité d’offrir ce service à l’ensemble de la fonction publique, ce qui amplifiera d’avantage l’impact du dispositif.