SEDAccord

Plusieurs ministères réunis afin de disposer d’un système d’archivage électronique souhaitent développer un outil de traitement des archives numériques à destination de l’ensemble des agents de l’administration. Il doit simplifier l’archivage et la mise en conformité des documents, et ainsi accélérer la transformation numérique de l’Etat.

La problématique : un processus d’archivage numérique complexe qui repose sur des outils difficiles à prendre en main

Des milliards d’objets numériques sont créés et échangés chaque jour par les administrations françaises : documents bureautiques, mails, comptes rendus de réunions, notes, plans…

Lorsqu’ils ne sont plus utiles quotidiennement et que leur importance l’exige, ils sont pris en charge par les services d’archives. Ceux-ci les conservent dans un système d’archivage électronique sous forme de dossiers classés et traités de manière à en faciliter la recherche. L’objectif est de soulager les services administratifs de la conservation de ces données, de limiter les risques (insécurité juridique et financière, perte de temps) et de répondre aux réglementations telles que le RGPD. A terme, certaines de ces données constitueront la mémoire de l’administration française.

A ce jour, la transformation des fichiers produits par les agents ou les applications métiers en dossiers conformes à l’archivage est une opération complexe et longue. Elle nécessite une connaissance technique et archivistique, ainsi que la maîtrise d’outils externes multiples, difficiles à prendre en main pour les services de l’administration.

Le défi : concevoir un outil numérique intuitif simplifiant l’archivage des données pour les services de l’administration

Ce défi s’inscrit dans la politique nationale de développement de l’archivage numérique, devenue une des conditions essentielles à la réussite de la transformation numérique de l’Etat. Pour en assurer le succès, cette politique fait l’objet d’une démarche interministérielle.

L’enjeu de ce défi est de taille : réaliser un outil numérique ergonomique et open source permettant à tous les agents, même novices, d’archiver leurs données conformément à leurs besoins et aux exigences archivistiques. Sachant que ces données peuvent provenir de sources variables (documents bureautiques, messageries, espaces partagés type sharepoint, etc.) et présenter, dans certains cas, de gros volumes. Dans le cadre du défi, compte-tenu de la contrainte des 10 mois, les travaux se concentreront principalement sur les documents bureautiques.

La solution à créer permettra de :

• simplifier l’archivage pour les services producteurs de données. L’outil rendra l’opération de versement des archives plus transparente, ce qui leur permettra de retrouver l’information plus facilement et allègera le contenu de leurs serveurs ;
• faciliter le travail des services d’archives. L’outil leur permettra de mieux accompagner les services producteurs et de collecter des données non-structurées mais documentées à partir des informations transmises par les services administratifs sur leur activité et leurs documents.

Pour ce faire, l’outil devra répondre à trois objectifs en permettant une entrée des données dans la solution logicielle VITAM :

• s’intégrer dans la chaîne de production des archives ;
• permettre la prise en charge de données non structurées mais documentées ;
• et in fine permettre la conservation, la recherche, la communication et la réutilisation de ces données.

Le programme VITAM propose une solution logicielle libre d’archivage, qui permet la gestion unitaire et sécurisée de milliards d’objets afin de satisfaire les enjeux d’accès dans le temps à leurs informations numériques. Il mène des réflexions sur la prise en charge des données produites par les services administratifs, notamment dans le cadre du projet interministériel VAS (VITAM accessible en service). La politique nationale de développement de l’archivage numérique est soutenue par le Service interministériel des archives de France (SIAF) et la Direction interministérielle du numérique (DINUM).

Les étapes clés

Durant les 10 mois de notre défi, nous avons pu produire un prototype qui a été testé par les utilisateurs et montré publiquement. Les retours positifs et l’enthousiasme des utilisateurs nous ont confortés dans l’idée d’industrialiser ce prototype.

A partir de l’été 2021, grâce à un financement de 99 000 euros du Plan de relance, nous allons poursuivre les développements à partir de la base de code existante avec pour objectif de l’intégrer à l’interface Vitam UI et de le rendre utilisable en production.

Une suite est également prévue pour harmoniser le design system et afin de poursuivre les travaux sur de nouvelles fonctionnalités nécessaires aux utilisateurs : automatisation de traitements techniques chronophages, gestion de grosse volumétrie, interopérabilité avec d’autres outils, etc.

VitamUI est une interface issue de contributions mutualisées d’utilisateurs et s’appuyant sur une démarche UX design, qui permet d’administrer techniquement et fonctionnellement la solution logicielle Vitam.

Webinaire

Ce défi a été présenté lors du webinaire « Open source, mutualisation d’outils et mémoire de l’administration » du mardi 19 mai. Les agents publics qui portent le défi en ont profité pour répondre à de nombreuses questions que se posaient les candidats. N’hésitez pas à en regarder la rediffusion en ligne.

Rendez-vous sur la page de présentation de l’appel à candidatures pour retrouver la liste complète des webinaires.